Umzug und Datenschutz – was gilt es zu beachten?

Umzug und Datenschutz – was gilt es zu beachten?

Bei einem Umzug – sowohl privat als auch geschäftlich – spielt Datenschutz eine wichtige Rolle, da persönliche oder sensible Daten leicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten können. Hier sind wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

Datenschutz bei einem privaten Umzug

Im Folgenden sollen Ihnen die Aufgaben nähergebracht werden, die bei einem privaten Umzug im Zusammenhang mit dem Datenschutz stehen.

Die Änderung der Adresse muss nach einem Umzug erfolgen.

• Meldung an Behörden: Melden Sie Ihre neue Adresse rechtzeitig bei Meldebehörden, Banken, Versicherungen, Krankenkassen, Telekommunikationsanbietern und anderen relevanten Institutionen.
• Nachsendeauftrag: Richten Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post ein, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Briefe (z. B. von der Bank) an die alte Adresse geschickt werden.
• Datenschutz bei der Adressweitergabe: Informieren Sie nur vertrauenswürdige Stellen über Ihre neue Adresse. Geben Sie Ihre Adresse nicht unbedacht an Dritte weiter.

Ein Umzug ist immer ein guter Anlass, um auszusortieren. Dabei sollte die Entsorgung alter Dokumente aber datenschutzkonform erfolgen.

• Schreddern oder Vernichten: Sensible Dokumente (z. B. Steuerunterlagen, Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen) sollten nicht einfach in den Papiermüll geworfen, sondern sicher geschreddert oder über einen seriösen Entsorgungsdienst vernichtet werden.
• Digitale Daten löschen: Falls Sie alte Geräte (z. B. Computer, Festplatten) entsorgen, stellen Sie sicher, dass alle gespeicherten Daten unwiederbringlich gelöscht sind (z. B. mit speziellen Löschprogrammen).

Durch die Wahl eines Umzugsunternehmens kann die Arbeit vereinfacht werden. Hier sind ebenfalls datenschutzrechtliche Hürden zu nehmen.

• Vertrag und Datenschutz: Wenn Sie ein Umzugsunternehmen beauftragen, prüfen Sie, ob im Vertrag Datenschutzaspekte geregelt sind. So vermeiden Sie, dass Adressdaten oder andere persönliche Informationen missbräuchlich verwendet werden.
• Achten Sie darauf, dass keine sensiblen Unterlagen oder Geräte unbeaufsichtigt bleiben.

Datenschutz bei einem geschäftlichen Umzug

Ein geschäftlicher Umzug bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich, da hier personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern betroffen sein können. Verstöße gegen den Datenschutz können hohe Strafen nach der DSGVO nach sich ziehen.

Hier sind vor allem die Planung und die Verteilung der Verantwortlichkeiten wichtig.

• Datenschutzbeauftragter: Binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in die Umzugsplanung ein. Falls Sie keinen haben, klären Sie, wer für den Datenschutz während des Umzugs zuständig ist.
• Datenschutzkonzept: Erstellen Sie einen Plan, wie sensible Daten während des Umzugs geschützt werden. Dokumentieren Sie alle Maßnahmen.

Hinsichtlich der sensiblen Unterlagen, die eine Unternehmensführung mit sich bringt, sind bei einem geschäftlichen Umzug ebenfalls folgende Maßnahmen zu ergreifen.

• Akten und Dokumente sichern: Bewahren Sie personenbezogene Daten (z. B. Kundendaten, Personalakten) in verschlossenen und beschrifteten Behältern auf. Sie dürfen für Unbefugte nicht zugänglich sein.
• Transport sichern: Nutzen Sie für den Transport abschließbare und stabile Behälter. Achten Sie darauf, dass der Zugriff während des Transports begrenzt ist.

Die technischen Geräte, die umgezogen werden, sollten spezielle Beachtung finden.

• Datenträger sichern: Server, Festplatten, USB-Sticks und andere Speichermedien sollten während des Umzugs besonders gesichert werden. Prüfen Sie, ob die Daten verschlüsselt sind.
• Alte Hardware entsorgen: Wenn Sie alte Geräte beim Umzug austauschen, löschen Sie die Daten sicher, bevor die Geräte entsorgt oder verkauft werden.

Verträge mit Dienstleistern, die geschlossen wurden, müssen ggf. angepasst werden.

• Auftragsverarbeitung prüfen: Falls Sie ein Umzugsunternehmen oder einen IT-Dienstleister beauftragen, prüfen Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) notwendig ist.
• Referenzen prüfen: Beauftragen Sie nur seriöse Dienstleister, die Datenschutz ernst nehmen.

Im geschäftlichen Alltag sollten Sie Betroffenen über den Umzug des Unternehmens informieren.

• Kunden und Partner informieren: Teilen Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern rechtzeitig die neue Adresse mit, insbesondere wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht.
• Webseiten und Impressum aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre neue Adresse auf Ihrer Webseite, im Impressum und in Datenschutzerklärungen korrekt angegeben ist.

Allgemeine Tipps für beide Umzugsarten

Beide Umzüge bedeuten in der Regel hohen Aufwand und Stress. Außerdem sind folgende Themen noch zu beachten:

• Dokumentation: Halten Sie fest, welche Datenschutzmaßnahmen Sie während des Umzugs ergriffen haben. Dies hilft bei Rückfragen oder möglichen Kontrollen.
• Notfallplan: Erstellen Sie einen Plan für den Fall, dass Daten oder Dokumente verloren gehen. Klären Sie, wie Sie Betroffene informieren und welche Maßnahmen Sie ergreifen.
• Schulungen: Sensibilisieren Sie alle Beteiligten (z. B. Mitarbeiter oder Helfer) für das Thema Datenschutz.

Fazit

Ein Umzug – ob privat oder geschäftlich – birgt immer Risiken für den Datenschutz. Mit sorgfältiger Planung, klaren Verantwortlichkeiten und der richtigen Sicherung von Daten und Dokumenten können Sie diese Risiken minimieren. Insbesondere im geschäftlichen Bereich ist es wichtig, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten, um Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden.