Datenschutz im Büroalltag: Reinigungskräfte

von (Kommentare: 1)

Sie trennen sicher Ihren Müll, bevor Sie ihn in den Mülleimer werfen. Restmüll und Wertstoffe getrennt und für den Kaffeesatz der Kaffeemaschine ein Extrafach für den Biomüll. Die Briefe, Fehldrucke und Umschläge landen im Papiermüll. Eine ganz normale Situation im Büro.

Ihre Reinigungskraft kommt morgens, bevor Sie im Büro sind und sorgt dafür, dass das Büro sauber ist und die Mülltonnen leer. Die Mülltonnen nehmen den Müll auf: Restmüll, Biotonne und Wertstoffe und Umverpackungen. Hier landet meist auch das Papier, wenn es keinen eigenen Papiercontainer gibt. Sie fragen sich langsam, warum sich ein Datenschutzbeauftragter mit dem Thema Müll beschäftigt? Bei der Entsorgung von Patientenakten, Handakten, Lohnabrechnungen oder Festplatten ist das ziemlich einfach zu erklären, aber bei dem restlichen Abfall? Natürlich interessiert uns nicht der Biomüll – auch wenn wir eine ordentliche Trennung und Recycling wichtig finden. Es geht um die Fehldrucke, die fehlerhaften Abrechnungen, Aktennotizen oder Anschreiben, aber auch Umschläge von geöffneten Briefen können interessant sein: All diese Papiere enthalten personenbezogene Daten – Anschriften, Faxnummern, Lohnabrechnungen oder persönlichere Informationen. Diese Daten müssen datenschutzkonform entsorgt werden. Dazu gehört die Vernichtung der Daten in geeigneter Weise. Bei Papier ist das ziemlich einfach: Einfach in den Aktenvernichter mit Partikelschnitt damit! Diese Geräte können relativ leise sein und stören daher nicht so extrem wie die kleinen Schredder, die mancher über seinem Papiermüll liegen hat. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ALLE Papiere zu vernichten. Sie werden sonst bei jedem Papier darüber nachdenken, ob es personenbezogenen Daten oder Firmengeheimnisse enthält – das hält nur auf und verkompliziert die Sache! Ist es Papier? Ab in den Aktenvernichter…

Das Thema kann sogar den Datenschutzbeauftragten beschäftigen: Haben Sie einen externen Reinigungsdienst, der sich um die Reinigung Ihrer Büroräume kümmert und auch den Papiermüll entsorgt, dann wird die Entsorgung von Papieren mit personenbezogenen Daten zur Auftragsdatenverarbeitung und Sie müssen einen dementsprechenden Vertrag („§11 Vertrag“) mit der Reinigungsfirma abschließen. Sie werden bestimmt auf viel Gegenliebe stoßen, wenn Sie Ihn auf einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach §11 BDSG ansprechen, da er Ihren Papiermüll leert…

Wenn Sie den Papiermüll schreddern, ist es die Entsorgung von Papierschnipseln und nicht mehr die Entsorgung von personenbezogenen Daten… und Sie können sich den Vertrag mit dem Reinigungsunternehmen sparen! So kann man als Datenschutzbeauftragter Probleme kurz und unkompliziert in der Praxis lösen. Für unsere Kunden im Rhein-Neckar-Raum, Sinsheim, Heidelberg, Frankfurt und Karlsruhe ist ein externer Datenschutzbeauftragter mit Blick auf das Unternehmen und die Vereinfachung der Prozesse bereits Realität. Lernen Sie uns kennen und vereinbaren einen Termin mit uns – wir Informieren Sie gerne über unsere Beratungsleistungen, die wir bundesweit erbringen.

© Bildquellenangabe: Alexandra H. / pixelio.de

TAGS

Zurück

Einen Kommentar schreiben

Kommentar von Michael Bäcker |

Danke für den Beitrag zur Reinigung in Büros. Meine Bekannte ist in der tätig Unterhaltsreinigung und hat extra dafür einen Kurs zum Datenschutz gemacht. Sehr interessant, dass bezüglich Datenschutz ein Vertrag mit der Reinigungsfirma geschlossen wird.
LG

Antwort von Sandra Hoffmann

Hallo Herr Bäcker,

vielen Dank für Ihr Feedback. Das Thema AV-Vertrag ist nicht immer leicht abzugrenzen. Die Datenschutzkonferenz hat hierzu Anfang 2018 ein Kurzpapier auf Basis der DSGVO veröffentlicht, um mögliche Unklarheiten zu beseitigen.
Zudem steht in diesem auch, welche Verarbeitungen nicht unter die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO fallen. Der Bayrische Landesdatenschutzbeauftragte sowie weitere Behörden haben das Kurzpapier veröffentlicht. Den direkten Link zum Kurzpapier finden Sie als PDF-Datei hier.

Viele Grüße,

Ihr dacuro Team

Bitte addieren Sie 4 und 4.