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Datenschutzschulung für Unternehmen: Formate & Pflichten

Datenschutzschulung in Unternehmen

von Franziska Schumann (Kommentare: 0)

Datenschutzschulung in Unternehmen

Das Thema Datenschutz wird von vielen Unternehmen bereits vorbildlich umgesetzt. Datenschutzschulungen sind kein bürokratischer Selbstzweck, sondern Ihr digitaler Sicherheitsanker.

  • Aber wer muss eigentlich zwingend geschult werden?
  • Wie oft ist ‚,regelmäßig''?
  • Und wie setzt man das um, ohne den kompletten Betrieb lahmzulegen?

Wir bilden für Sie die Brücke zwischen den Paragrafen der DSGVO und Ihrem Arbeitsalltag.

Wer muss im Unternehmen datenschutzrechtlich geschult werden?

Grundsätzlich gilt: Alle Personen im Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten oder Zugang dazu haben, müssen datenschutzrechtlich geschult werden. Die gesetzliche Grundlage für die Schulungspflicht ergibt sich u. a. aus Artikel 39 Abs. 1 lit. b DSGVO, wonach Verantwortliche geeignete Maßnahmen zur regelmäßigen Fortbildung aller mit personenbezogenen Daten befassten Personen treffen müssen.

1. Mitarbeitende, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten

Dies umfasst Mitarbeiter aus der Personalabteilung (HR), Buchhaltung (Finance), IT-Abteilung, Kundendienst, Vertrieb und Marketing, sowie das Backoffice. Diese Gruppen müssen zwingend geschult werden, weil sie täglich mit personenbezogenen Daten umgehen.

2. Beschäftigte mit besonderem Zugang oder erweiterten Rechten

Auch Personen mit einem erhöhten Risiko brauchen eine Schulung. Das betrifft zum Beispiel den IT-Admin mit Systemzugriff oderPersonen mit Remote-Zugriff, die mit sensiblen Daten arbeiten. Dazu gehören auch Verantwortliche für die Sicherheit sowie Entwickler, die mit echten Kundendaten arbeiten. Diese Gruppen benötigen vertiefte Datenschutzschulungen.

3. Führungskräfte

Führungskräfte sind verpflichtet, datenschutzkonforme Arbeitsabläufe sicherzustellen und ihre Teams zu steuern. Deshalb brauchen sie Schulungen zum Datenschutz. Darin lernen sie datenschutzkonforme Arbeitsabläufe sicherzustellen und ihre Teams zu steuern. Sie erfahren auch, wann sie Daten löschen (Löschfristen) und warum sie nur die nötigsten Informationen speichern (Datenminimierung). Außerdem lernen sie, was bei einem Datenschutzproblem zu tun ist und wie sie es melden.

4. Neue Mitarbeitende

Onboarding-Schulungen sind Pflicht, wenn neue Mitarbeitende mit Kundendaten arbeiten, einen Systemzugang erhalten und interne Tools nutzen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Die Schulung ist spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit durchzuführen.

5. Alle Mitarbeitenden – mindestens einmal jährlich

Auch Mitarbeitende, die nur in geringem Umfang mit persönlichen Daten arbeiten, brauchen eine Schulung. Das gilt zum Beispiel für die Kommunikation per E-Mail. Denn auch sie empfangen und senden personenbezogene Daten oder sind durch Phishing gefährdet. Zudem enthalten ihre Arbeitsmittel wie E-Mails, Kontaktlisten und Dateien oft persönliche Informationen. Die DSGVO sieht eine Verpflichtung zur regelmäßigen Sensibilisierung vor.

Wer muss nicht geschult werden?

Theoretisch gilt, dass Personen ohne jeden Kontakt zu personenbezogenen Daten (z. B. externe Reinigungskräfte ohne Systemzugang) nicht datenschutzrechtlich geschult werden müssen. Praktisch ist es jedoch so, dass fast jede Tätigkeit in einem Unternehmen zumindest indirekt mit personenbezogenen Daten verbunden ist

Dokumentation der Schulung und Umsetzung

Eines ist klar: Am Ende zählt nicht nur, dass geschult wurde, sondern dass Sie es im Ernstfall lückenlos dokumentieren können. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden ist der Schulungsnachweis oft das erste Dokument, das auf den Tisch muss.

Unser Ansatz: Datenschutz muss handhabbar sein

Ein guter Schulungsplan für die Praxis berücksichtigt die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter. Wichtig ist auch, die Inhalte der Schulungen regelmäßig zu überprüfen und zu erneuern.

Präsenzschulungen sind ideal für:

  • interaktive Fragen, die Sensibilisierung und Team-Workshops.
  • Die Vorteile liegen in der erhöhten Aufmerksamkeit und der guten Möglichkeit zur Diskussion.
  • Die Nachteile sind die Gebundenheit an Ort und Zeit sowie der höhere Aufwand.

Neben Präsenz-Vorträgen bieten wir mit unserer eigenen E-Learning Plattform bzw. unseren Online-Schulungen eine Lösung, die:

  • Zeit- und ortsunabhängig funktioniert (ideal für Homeoffice & Außendienst).
  • Automatisch dokumentiert, wer wann welches Modul erfolgreich abgeschlossen hat.
  • Spaß macht, statt abzuschrecken – mit Inhalten aus der Praxis für die Praxis.
Die Schulungsformate sollten im besten Falle auch miteinander kombiniert werden.

Wir brauchen eine Schulung – und nun?

Die Organisation der Schulungen erfolgt meist durch den Datenschutzbeauftragten oder externe Anbieter. Wir von der dacuro unterstützen Sie hier gerne mit den passenden Formaten.

Machen Sie aus der lästigen Pflicht einen echten Sicherheitsfaktor für Ihr Unternehmen.

Sie möchten wissen, wie wir Ihre Teams schulen? Lassen Sie uns sprechen – kontaktieren Sie uns gerne unter: 06227 - 78 93 930 oder: kontakt@dacuro.de.

 

dacuro GmbH

Datenschutz umfasst, neben den technisch-organisatorischen Maßnahmen, die grundlegender Bestandteil der IT-Sicherheit sind, weitere Themenschwerpunkte, bei denen die dacuro GmbH ihre Kunden unterstützt. Hierunter fallen, neben den klassischen Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeit, alle weiteren Themen wie Pflichtinformationen, die Prüfung von AV-Verträgen und die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter. Auch die Prüfung von Webseiten ist ein Schwerpunkt-Bereich von uns, der nicht nur den Datenschutz abdeckt, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunde und die damit verbundene Kundenzufriedenheit und Kundenbindung stärkt (z. B. bei Online-Shops oder Vergleichsportalen). Wir betreuen unterschiedliche Branchen vollumfänglich zum Datenschutz und stellen für diese den externen Datenschutzbeauftragten. Tatsächlich ist auch die dacuro GmbH gem. DIN EN ISO/IEC 17024 zertifiziert, wodurch wir unsere fortlaufende Weiterqualifizierung gewährleisten. Sollten Sie Fragen zum Thema haben, sprechen Sie uns an.

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