Kontaktnachverfolgung in Gaststätten (inkl. Muster-Vorlage) - inkl. Update zum 1. Juli 2020

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Update 1. Juli 2020:

Die unten stehenden Vorgaben bleiben auch ab dem 1. Juli mit der Neufassung der aktuellen Corona-Verordnung (CoronaVO) des Landes Baden-Württemberg für das Gastgewerbe einschließlich gastgewerblicher Einrichtungen und Leistungen im Sinne des § 25 Gaststättengesetz bestehen. Die neue Corona-Verordnung verweißt in § 14 unter Punkt 10 sowohl auf das Hygienekonzept als auch auf die Datenerhebung gem. § 6 CoronaVO im Gastgewerbe. Die Erhebung von personenbezogenen Daten bleibt weiter bestehen. Welche Daten Sie erheben müssen und wie Sie mit diesen umgehen sollten, beschreiben wir in folgenden Artikel.
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Na, haben Sie sich schon getraut? Waren Sie bereits wieder in einem Restaurant oder Café zu Besuch? Wie ist es Ihnen als Gastronom ergangen? Sind Sie froh, dass der Lockdown endlich wieder vorbei ist oder verfluchen Sie die ganzen Auflagen, die Sie im Moment umsetzen müssen?

Aufgrund der SARS-CoV-2 Pandemie wurden im März 2020, bis auf systemrelevante Geschäfte, wie zum Beispiel Lebensmittelläden oder Apotheken, Einzelhandelsgeschäfte und Gaststätten geschlossen, um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen.

Dies gelang mit den getroffenen Maßnahmen in Deutschland recht erfolgreich, sodass nach und nach Lockerungen in Kraft traten, mit denen die einzelnen Bundesländer unterschiedlich umgingen. Einzelhändler durften, unter gewissen Auflagen, bereits früher ihre Geschäfte öffnen und am 20. Mai 2020 war es in Baden-Württemberg soweit: Cafés und Restaurants durften endlich wieder den Betrieb aufnehmen und Gäste empfangen. Hierbei sind für die Betreiber nicht nur strenge Hygienevorschriften zu beachten, auch im Bereich Datenschutz müssen ein paar Dinge beachtet werden.

Chaos im Restaurant

Seit der Wiedereröffnung waren meine Kollegen und ich in unterschiedlichen Restaurants und Cafés und haben hierbei festgestellt, dass die Verantwortlichen sehr unterschiedlich mit ihren gesetzlichen Verpflichtungen umgehen. Von der 100%igen Einhaltung der Hygiene- und Datenschutzvorschriften bis hin zur maskenlosen Bedienung oder nicht gereinigter Tische. In manchen Restaurants wurde der Gast noch nicht mal gebeten, seine Daten zur Kontaktnachverfolgung zu hinterlassen. Oder der Verantwortliche gesellte sich, ohne Maske, von Tisch zu Tisch mit einer Weinschorle, weil das ja alles „Familie“ ist.
Wurden die Daten der Gäste erhoben, geschah dies manchmal auf spektakuläre Weise: Neben offenen, für den Betreiber papier- und platzsparenden Mehrfachlisten, bei denen jeder Gast die „Gästeliste“ der letzten Stunden einsehen konnte, gab es auch Gastronomen, die die abgegeben Daten für postalische Werbezwecke missbrauchten oder z. B., mit der zusätzlichen Abfrage der E-Mail-Adresse, ihren Newsletter-Verteiler erweiterten. In beiden Fällen liegt kein datenschutzkonformer Umgang mit den Angaben der Gäste vor und diese Vorgehensweise kann für Gastronomen teuer werden.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen kurz aufführen, welche Daten Sie aus rechtlichen Gründen erheben müssen, was Sie hierbei zu beachten haben und weshalb Sie die oben genannten Beispiele besser unterlassen sollten.

Datenerhebung nur mit gesetzlicher Grundlage

Nachfolgende Daten müssen Sie als Verantwortlicher von Ihren Gästen erheben, wenn diese bei Ihnen auf dem Gelände oder im Gebäude verweilen möchten. Hierbei gilt, dass die Angaben einer Person aus einem Haushalt genügen.

  • Name und Vorname des Gastes
  • Datum des Besuches
  • Beginn und Ende des Besuches
  • Telefon-Nr. oder Adresse des Gastes

Beim reinen Abhol-Service oder beim Erbringen eines Lieferdienstes durch Sie, ist die Datenerhebung nicht erforderlich. Dies gilt ebenfalls nicht, wenn und soweit die Daten bereits vorliegen.

Die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist § 2 Abs. 3 der CoronaVO Gaststätten (ab dem 1. Juli 2020: § 6 i. V. m. § 14 CoronaVO) i. V. m. Art. 6 Abs. 1c) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Infektionsverdacht vor, dürfen diese Daten nach dem Bundesinfektionsschutzgesetz (§§ 16, 25 IfSG) an die zuständigen Gesundheitsbehörden oder Ortspolizeibehörden weitergegeben werden.

Liegt kein Verdachtsfall vor, so sind die Daten der Gäste vier Wochen nach Erhalt zu vernichten.

Hierbei sollten Sie unbedingt beachten, dass Sie die Vernichtung der Bögen datenschutzkonform umsetzen. Dies bedeutet, dass Sie diese bitte nicht einfach in den Papiermüll werfen, sondern mit einem Crosscut-Aktenvernichter schreddern oder, wenn Sie bereits einen Partner haben, über ein Fachunternehmen entsorgen lassen. Beachten Sie bei letzterem bitte, dass Sie vorab mit dem Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben.

Leider genügt es nicht, die zuvor aufgelisteten Daten der Gäste nur auf einem Stück Papier zu sammeln und im Anschluss zu vernichten.
Die Datenerhebung muss ebenfalls korrekt erfolgen, da Sie gem. Art. 13 DSGVO dazu verpflichtet sind, die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten über nachfolgendes zu informieren:

  • den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen [ = Inhaber der Gaststätte]
  • sofern vorhanden: die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
  • gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
  • wie lange die Daten gespeichert werden
  • welche Betroffenenrechte der Gast hat [Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung und Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung], sowie das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich verpflichtend oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hätte

No-Gos oder wie man sich Gäste zu Freunden macht

Die zuvor aufgeführten Daten, die Sie von Ihren Gästen aufnehmen müssen, sind und bleiben die einzigen Daten, die Sie im Rahmen der CoronaVO Gaststätten erheben. Weitere oder zusätzliche Daten dürfen Sie nicht abfragen, da Sie personenbezogene Daten ausschließlich aufgrund einer Rechtsgrundlage verarbeiten dürfen. Diese liegt jedoch für weitere Informationen zur Person nicht vor.

Auch dürfen Sie die Daten, die Sie von Ihren Gästen aufgrund des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) und der CoronaVO Gaststätten erhoben haben, für keinen anderen Zweck nutzen. Dies bedeutet: liegt kein konkreter Infektionsverdacht vor, dürfen Sie die Daten nur aufnehmen, für 4 Wochen aufbewahren und müssen sie dann wieder vernichten. Denn die bereits erwähnten Fälle des Datenmissbrauchs können unangenehme Folgen haben.

Vielleicht erfreut sich Ihr Kunde auch über Besteck, das ihm zur Abwechslung in hübschen Baumwoll-Handschuhen überreicht wird oder über einen neuen Kugelschreiber Ihres Gasthauses, den er im Zuge seiner Datenangabe einfach behalten darf. Dadurch wird dieser aus hygienischen Gründen nicht von Gast zu Gast weitergegeben oder muss ständig von Ihnen desinfiziert werden. Ein geschicktes Werbe-Accessoire von einem Lokal, das sich nicht nur an die Hygienevorschriften, sondern auch die Datenschutzvorgaben hält, ist es allemal und sorgt vielleicht für einen neuen Stammkunden.

Was tun, sprach der Gastronom

Wie Sie festgestellt haben, sind einige Dinge zu beachten, damit man hier alles richtig macht. Und sicherlich ist diese Aufgabe aufgrund der ständig wechselnden Auflagen und Richtlinien nicht immer leicht. Hier benötigt es nicht nur das notwendige Durchhaltevermögen, den Laden am Laufen zu halten, sondern auch etwas Geduld - sowohl mit sich selbst als auch mit manchem Gast.

Um Ihnen hier eine Hürde und Aufgabe abzunehmen, stellen wir Ihnen ein kostenloses datenschutzkonformes Muster zur Erhebung von personenbezogenen Daten zur Kontaktnachverfolgung in Gaststätten (Vorgaben für Baden-Württemberg) zur Verfügung. Die einzige Bedingung, die wir an die kostenfreie Nutzung der Vorlage knüpfen ist folgende: die Vorlage darf inhaltlich, bis auf die markierten bzw. zu ergänzenden Passagen, nicht verändert werden und das Logo der dacuro GmbH muss auf dem Bogen belassen und für den Gast erkennbar bleiben. Sofern Sie diese Bedingung akzeptieren, dürfen Sie die Muster-Vorlage gerne nutzen und hier downloaden.
Sofern Sie konkrete Verständnisfragen (ausschließlich) zum Ausfüllen der Muster-Vorlage haben, dürfen Sie sich ebenfalls kostenlos an uns wenden - einfach eine E-Mail mit Ihrer Frage und dem Betreff Muster Kontaktnachverfolgung an unsere Kontaktadresse und wir melden uns zeitnah zurück.

Da seit kurzem wieder mehrere Haushalte an einem Tisch sitzen dürfen, haben wir dies in unserer Vorlage berücksichtigt, da wir davon ausgehen, dass die Personen am Tisch einander kennen und Ihnen die Möglichkeit geben möchten, Papier zu sparen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Gäste aus Datenschutzgründen das Recht haben, einen eigenen Bogen zu erhalten und entsprechen diesem Wunsch bei Bedarf.

Auch bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Egal, ob es um die Bestellung als externer Datenschutz­beauftragter bei Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern oder die Prüfung Ihrer Webseite auf Datenschutzkonformität aufgrund des aktuellen BGH-Urteils geht, sprechen Sie uns an. Unser erfahrenes Team betreut die unterschiedlichsten Kunden aus den verschiedensten Branchen und Fachgebieten, wodurch wir alle Bereiche des Datenschutzes qualifiziert abdecken und Ihnen sicher weiterhelfen können. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

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