Vorletztes Jahr haben wir uns mit dem Thema beschäftigt, ob ein Ausweis gescannt oder kopiert werden darf. Anlass war damals unter anderem die Frage, ob eine Autovermietung den Personalausweis kopieren darf bzw. diese Kopie zur Bedingung bei einem Mietvertrag machen darf.  Bei einem unserer Kunden kommt es regelmäßig vor, dass die Mitarbeiter im In- und Ausland einen PKW benötigen. Diese wurden zentral über einen Standort des Autovermieters gebucht. Jedes Mal verlangte der Autovermieter eine Kopie des Führerscheins und des Personalausweises des Fahrers. 

Im Gespräch mit der Datenschutzbeauftragten des Konzerns konnten wir klären, dass diese Vorgehensweise nicht den Datenschutz- oder Konzernrichtlinien entspricht und daher eine Kopie des Ausweises nicht mehr verlangt werden darf. Das Personalausweisgesetz untersagt eine Kopie des Ausweises, da der Ausweis mittlerweile äußerst sensible Daten enthält: Sie können per eID Ihre Identität authentifizieren oder mit dem Ausweis signieren. Dennoch ist seit einer Stellungnahme des Bundesministeriums des Inneren vom 24. März 2016 anzunehmen, dass kein generelles Kopierverbot mehr gilt. 

Personalausweis als Kopie

Allerdings sind Ausweiskopien nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig:

• Die Erstellung einer Kopie muss erforderlich sein. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob nicht die Vorlage des Personalausweises und ggf. die Anfertigung eines entsprechenden. Vermerks (z. B.: „Personalausweis hat vorgelegen") ausreichend ist.
• Die Kopie darf ausschließlich zu Identifizierungszwecken verwendet werden.
• Die Kopie muss als solche erkennbar sein.
• Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen von den Betroffenen auf der Kopie geschwärzt werden. Dies gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangs- und Seriennummer. Die Betroffenen sind auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen.
• Die Kopie ist vom Empfänger unverzüglich zu vernichten, sobald der mit der Kopie verfolgte Zweck erreicht ist.
• Eine automatisierte Speicherung der Ausweisdaten ist nach dem PAuswG unzulässig.

In den meisten Fällen ist eine Kopie des Personalausweises nicht notwendig – meist reicht es aus, wenn man sich den Ausweis vorlegen lässt und ein Feld „Identität anhand Personalausweis überprüft“ ankreuzen kann. Man wird aber nicht mehr die Kopien generell untersagen können, sondern muss sich jeden Fall einzeln anschauen und die eventuelle Kopie eines Ausweises prüfen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung, ob und wie bei Ihren Unternehmensprozessen eine Ausweiskopie notwendig bzw. möglich ist!

Personalausweis als Pfand

Eindeutiger ist die Rechtslage bei der Hinterlegung des Personalausweises als Pfand. Wir kennen das alle aus dem Alltag: Im Fitnessstudio wird gerne der Ausweis als Pfand für den Spind einbehalten. Mir selbst ist es im Urlaub passiert: Für die Tour mit dem Tretboot sollte ich meinen Ausweis hinterlegen. Und heute stoße ich auf die Promoaktion eines Schuhherstellers: Man trifft sich zu einem gemeinsamen Lauf und kann die neuesten Modelle ausprobieren. Personalausweis hinterlegen, Schuh anziehen und loslaufen. Im Anschluss können die Schuhe wieder zurückgegeben werden und ich erhalte den Ausweis zurück.

Das geht laut Personalausweisgesetz nicht mehr. Hier heißt es eindeutig in §1 Abs. 1 Satz 3:

Vom Ausweisinhaber darf nicht verlangt werden, den Personalausweis zu hinterlegen oder in sonstiger Weise den Gewahrsam aufzugeben.

Das bedeutet, dass ich die Identität über den Personalausweis klären kann/darf, aber er nicht als Pfand benutzt werden darf. Hier müssen sich die Fitnessstudios, Tankstellen und Autovermieter eine Alternative überlegen. Für mein Beispiel aus der Laufschuhaktion könnte das bedeuten: Es wird pro Schuh eine Kaution in Höhe von 100 EUR hinterlegt. Wird der Schuh zurückgegeben, erhalte ich die Kaution zurück. Gefällt der Schuh, darf ich ihn behalten. Dann habe ich im Rahmen der Promo einen günstigen Laufschuh erworben und der Hersteller muss die Schuhe mit 10 KM schweißtreibendem Lauf im Regen nicht zurücknehmen. Das wäre zumindest ein Vorschlag aus der Sicht eines laufenden Datenschutzbeauftragten ;-)