„Wie war Dein Tag, Liebling?“ - Datenschutz im Alltag

Kennen Sie den SWR3 Podcast „Wie war Dein Tag, Liebling?“ von Anke Engelke und Kristian Thees? In diesem erzählen sich die beiden seit vielen Jahren regelmäßig kleine Geschichten aus ihrem Alltag.

Wie ist das bei Ihnen? Sprechen Sie zu Hause über Ihren Arbeitsalltag? Über Ihre Tätigkeit? Über Ihre Kollegen? Werden Sie von Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin auch gefragt, wie der Tag war? Oder geben Sie vorab Bescheid, dass der Tag eher besch…eiden gelaufen ist und werden vielleicht zu Hause bereits mit einem Glas Wein, Saft oder Cola und einer Packung Chips empfangen? Oder rufen Sie vielleicht eine Freundin oder einen Freund an, damit Sie sich richtig „auskotzen“ können? Oder sprechen Sie mit niemandem über Ihren beruflichen Alltag?

Sind Sie viel mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs oder fahren gemeinsam mit Kollegen zur Arbeit? Wie ist es dort? Tauschen Sie sich gegenseitig aus über das, was Sie tun?

Persönlicher Austausch ist wichtig. Sehr wichtig sogar. Egal ob mit Kollegen, Freunden oder der Familie. Doch überlegen Sie in diesen Momenten auch, WIE Sie das tun und WAS Sie sagen?

Warum ist Datenschutz so wichtig?

Der Datenschutz schützt nicht nur persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern, sondern auch sensible Unternehmensinformationen. Dazu gehören Geschäftsstrategien, Finanzdaten, Preise, interne Prozesse und vieles mehr. Werden solche Informationen unbedacht preisgegeben, kann das gravierende Folgen haben, wie zum Beispiel:

• Wirtschaftliche Folgen:
  Erfährt die Konkurrenz geschäftliche Interna, können diese hiervon profitieren oder Ihr Unternehmen ggfs. sogar sabotieren.
  
  
• Rechtliche Konsequenzen:
  Hier kann es zu erheblichen Strafen kommen, vor allem wenn personenbezogene Daten in den unerlaubten Zugriff von externen Dritten gelangen. Doch auch bei Informationen, die keinen Personenbezug haben, kann es rechtliche Konsequenzen haben, wenn diese in die falschen Hände gelangen.
  
  
• Reputationsverlust:
  Wird bekannt, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter lax mit personenbezogenen Daten umgehen, verlieren Ihre Kunden und Geschäftspartner das Vertrauen in Sie.
  Wäre es in solch einem Fall nicht besser, mit jemand anderem zusammen zu arbeiten, der hier sorgsamer ist? Verlieren Sie nach und nach Kunden, werden Sie auf die Dauer weniger Mitarbeiter benötigen und, im schlimmsten Fall, das Unternehmen vielleicht sogar schließen müssen. Die Konsequenzen sind nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter weitreichend.

Typische Fehler im Alltag

In einigen Fällen ist oft es keine böse Absicht und manchmal passieren Datenschutzvorfälle eher aus Unachtsamkeit. Hier mal ein paar typische Beispiele, die einem im Alltag immer wieder begegnen:

• Das Telefon klingelt und ein Kunde möchte den Kollegen sprechen, der krankheitsbedingt nicht im Haus ist oder gerade Urlaub hat. Hier ist es völlig ausreichend mitzuteilen, dass die Person nicht im Haus ist und wann ggfs. mit der Rückkehr zu rechnen ist.
  Ob der Kollege ein gebrochenes Bein hat oder vielleicht gerade eine Piña Colada in der Südsee trinkt, geht niemand etwas an. Zumal Sie, wenn Sie über das gebrochene Bein sprechen, sensible Gesundheitsinformationen an Unbefugte weitergeben.
  
  
• Sie drucken Unterlagen aus und vergessen diese am Gerät abzuholen, sodass der Nächste sie findet.
  Auch Fehldrucke werden sehr gerne einfach beim Drucker liegen gelassen, anstatt sie korrekt im Schredder zu vernichten.
  Oder malen Ihre Kinder auf der Rückseite Ihrer Fehldrucke im Homeoffice bunte Bilder und verschenken sie dann an die Tante, den Opa oder jemand anderen?
  
  
• Gehen Sie gelegentlich im Homeoffice kurz zur Waschmaschine oder an einen anderen Ort, um „schnell ganz kurz“ etwas zu erledigen? Können die Kinder oder Ihr Partner oder Ihre Partnerin in dieser Zeit an Ihren Rechner oder auf Unterlagen zugreifen?
  
  
• Sie sollen zu einem Kunden und haben das Blatt mit der Adresse und weiteren Informationen irgendwo „verloren“ oder liegen gelassen. Da das ja „nicht tragisch“ ist, drucken Sie die Seite neu und fahren los.
  Doch, wo ist das Blatt mit der Adresse? Oder, wer hat die Adresse jetzt vielleicht?
  
  
• Sie müssen morgens „kurz“ noch an den Geldautomaten oder „nur schnell“ zum Bäcker. Im Auto haben Sie Ihr geschäftliches Mobilgerät oder einen Laptop oder Vertragsunterlagen, z. B. auf dem Beifahrersitz. Wozu sollten Sie den Wagen abschließen?
  Auch bei Dienstfahrzeugen: weshalb sollte der Geschäftswagen auf dem Betriebsgelände abgeschlossen werden? „Da geht keiner in der Mittagspause keiner dran …“
  Ist es vielleicht doch möglich, dass Externe oder, im schlimmsten Fall, Kollegen Unterlagen oder z. B. teure Werkzeuge aus dem Fahrzeug entwenden?
  
  
• Ist es wirklich klug, morgens im Bus oder der Bahn über anstehende Operationen im Klinikum, in dem man arbeitet, mit den Kollegen zu sprechen und hierbei Namen von Ärzten und Patienten inkl. Diagnosen zu nennen?
  
  
• Bei einer Bahnfahrt kann man die Fahrtzeit durchaus zum Arbeiten nutzen. Doch ist es sinnvoll, den Laptop mit Unterlagen zu Unternehmensstatistiken, Patientenakten oder Informationen zur Rüstungsindustrie zu öffnen, sodass der Sitznachbar problemlos mitlesen kann?
  
  
• Kann man auf dem Foto, dass Sie mal so eben im Social Media Account posten, vielleicht im Hintergrund wichtige Unternehmensinterna sehen?
  Gehen Sie einfach noch einen Schritt weiter: Müssen Sie preisgeben, dass Sie gerade in den Flieger steigen und Ihr Haus jetzt 14 Tage leer steht?
  Möchten Sie im Internet von sich selbst „putzige“ Baby-Fotos finden, die Ihre Eltern vor 20 oder 30 Jahren online gestellt haben? Hey, vielleicht taugt das Bild ja in der heutigen Zeit als Memme? Genau wie das Foto, dass Sie eben von Ihrem Kind … Sie sehen, worauf das gerade hinausläuft.
  
  
• Ist es möglich, beim Mittagessen, im Café, in der Bahn oder wenn Sie in der Stadt telefonieren, mitzubekommen, über was Sie sich unterhalten? Geben Sie personenbezogen Daten oder wissenswertes über Ihre Firma öffentlich preis?
  
  
• Auch „Tratschen“ oder „Lästern“ im befreundeten Kollegenkreis, kann dazu führen, dass personenbezogene Daten oder Interna an Kollegen weitergegeben werden, die hiervon keine Kenntnis haben dürfen. Vielleicht verfügen Sie aufgrund Ihrer Position über mehr Wissen als Ihr Gesprächspartner.
  Ist es wirklich notwendig, derartige Informationen zu nutzen? Was ist der Grund, dass Sie dies tun? Wollen Sie mit Ihrem Wissen glänzen, sich profilieren, mehr Aufmerksamkeit erhalten oder nutzen Sie es ggfs. sehr geschickt, um andere in irgendeiner Form für Ihre Zwecke zu manipulieren?

Vielleicht sind manche Beispiele etwas salopp. Doch fällt Ihnen etwas auf? Das sind Situationen, denen wir in unserem Alltag ständig begegnen und die in der Realität teilweise schon „normal“ sind. Doch auch solche banalen Situationen können tatsächlich zu einer Datenpanne führen.

Wir erleben immer öfter, wie wir Informationen hören oder sehen, die nicht für uns bestimmt sind oder unter der Rubrik „too much information“ laufen.
Und sind Sie mal ehrlich – es bekommt auch niemand mit, versprochen: bei welchem der Beispiele haben Sie sich gerade selbst ertappt?

Was kann man tun, um Daten zu schützen?

Zwar ist das Hauptaugenmerk von Datenschutzbeauftragten auf personenbezogene Daten gerichtet. Doch jeder Kollege oder jede Kollegin von uns wird Ihnen bestätigen: kümmern Sie oder Ihre Mitarbeiter sich um die Sicherheit von personenbezogenen Daten, schützen Sie automatisch wichtige Unternehmensinformationen mit – und umgekehrt.

Und ohne in die Tiefe des Datenschutzes oder die Informationssicherheit einzutauchen, kann man Daten im ersten Schritt auch mit einfachen Mitteln schützen:

1. Sensibilität entwickeln:
   Machen Sie sich bewusst, welche Informationen vertraulich sind und wem sie weitergegeben werden dürfen.
   
   
2. Keine Details teilen:
   Vermeiden Sie es, im privaten Umfeld über interne Vorgänge zu sprechen. Auch kleine Details können aus dem Zusammenhang heraus Schaden anrichten.
   
   
3. Sicherer Umgang mit Standard-Technik:
   Stellen Sie sicher, dass Ihre Passwörter stark sind, verschlüsseln Sie sensible Daten und sichern Sie Geräte vor unbefugtem Zugriff.
   
   
4. Aufmerksam bleiben:
   Vergewissern Sie sich, dass keine Dokumente oder Informationen öffentlich zugänglich sind – sei es im Büro, zu Hause oder unterwegs.
   
   
5. Schulungen wahrnehmen:
   Viele Unternehmen oder Ihr zuständiger Datenschutzbeauftragter bieten Schulungen an. Nutzen Sie diese, um sich regelmäßig neu zu sensibilisieren und über aktuelle Vorgaben zu informieren.

Übrigens: Arbeiten Sie in einem Unternehmen mit personenbezogenen Daten, müssen Sie eine sogenannte Vertraulichkeitsverpflichtung unterzeichnen. Sie stellt den sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten sicher. Diese gilt nicht nur über die Dauer Ihrer Tätigkeit, sondern auch nach Verlassen des Unternehmens. Je nach Branche, in der Sie tätig sind, können Verstöße sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Auch hinsichtlich wichtiger Informationen, die keinen Personenbezug haben, wird in Arbeitsverträgen auf die gleiche Weise verfahren, um das Unternehmen zu schützen.

Fazit

Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung von Unternehmen, sondern als Mitarbeiter auch eine Frage der Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber. Diskretion über Firmeninterna zeigt Professionalität und Verantwortungsbewusstsein. Denken Sie daran: Was einmal gesagt oder „öffentlich“ geteilt wurde, kann oft nicht mehr zurückgenommen werden. Handeln Sie daher bewusst und schützen Sie sensible Informationen – im Interesse Ihres Unternehmens und Ihrer eigenen beruflichen Integrität.

Halten Sie sich in Ihrem Alltag an die kleinen Tipps und gehen achtsam mit Informationen um, haben Sie den ersten Schritt bereits erfolgreich gemeistert: sie sind der erste Baustein bei der Umsetzung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen.